Petanque  Nord

Før stævnet

Klubben aftaler en dato for stævnet med den ansvarlige fra petanqueudvalget.
Petanqueudvalget laver på forhånd et forslag til, på hvilke datoer landsmesterskaber ønske afholdt.

Petanqueudvalget sørger, at stævnet kommer i aktivitetskalenderen, så snart datoen er aftalt.

Indbydelse

Indbydelsen laves samarbejde mellem den arrangerende klub og DGI. 

Petanqueudvalget hjælper med at lave indbydelsen. Der findes indbydelser fra tidligere år, som der tages udgangspunkt i. Inden indbydelsen kan gøres færdig, skal i tage stilling til, om I vil tilbyde frokost eller kaffe ud ud over den kaffe med brød, der betales via deltagergebyret.

Der skal på indbydelsen være navn og mobilnummer på en, som spillerne kan ringe til, hvis de bliver nødt til at melde afbud på dagen.

DGI kontoret (Lenette Linde<lenette.linde@dgi.dk>) sender indbydelsen ud pr. mail til nordjyske klubber.
Stævnekalenderen opdateres med indbydelsen.

Tilmelding

Tilmelding sker via formular, som der vil være link til i indbydelsen. 

Hvis klubben tilbyder frokost eller ekstra kaffe, kan i vælge, at man skal bestille dette samme med tilmeldingen.

Klubben vil inden stævnet få tilsendt en oversigt over tilmeldte og deres bestillinger af forplejning.

Klubben kan altid få tilsendt den aktuelle deltagerliste ved at henvende sig til et medlem af petanqueudvalget.

Deltagerliste kan ses via stævnekalenderen.

Præmier og budget

Klubben indkøber præmier på en særskilt bon (ikke Dags Dato). Der må ikke være andre vare på denne bon - det er et krav fra revisorerne. 
Til præmiemodtagere uddeles max en flaske vin pr. deltager.

Klubben får et stævneregneark fra petanqueudvalget.

Når deltagerantallet kendes, er det et god ide, at bruge stævneregnearket til at regne ud, hvor meget i kan købe præmier for, så stævnet ikke giver underskud. Husk ved denne udregning også at medregne eventuelle udgifter til stævneleder og kørsel.

Afvikling af stævnet

Landsdelsmesterskaber starter normalt om morgenen med morgenkaffe. Man kan også vælge at starte lidt senere på dagen, og så i stedet slutte af med fælles eftermiddagskaffe. Sidste model har ofte være brugt ved singlen, da dette stævne normalt ikke tager helt så lang tid.

Stævnerne afvikles normalt via sportsprogrammet på computer. Landsdelsmesterskaber spilles med Schoch.
Klubben kan vælge, om de selv ønsker at køre stævnet eller om petanqueudvalget skal hjælpe med at finde en stævneleder.

Stævneleder deltager gratis i stævnet, hvis de selv spiller med.

Hvis udvalget skaffer en stævneleder, er det god skik, at der er en mindre "tak for hjælpen" gave til stævnelederen, f.eks. et par flasker vin.

Når deltagerne møder til stævnet, skal der være en person, der ud fra deltagerlisten krydser af, hvem der er kommet, samt tager imod betaling af deltagergebyret (75 kr.). Vær klar i god tid - mange kommer tidligt.

Ved starten af stævnet byder  klubben velkommen og overlader ordet til stævnelederen. Når spillet er slut, er det normalt stævnelederen, der overrækker præmierne. Til slut takker klubben de fremmødte, stævnelederen og eventuelle hjælpere.

Forplejning

Til alle stævnerne vil der være inkluderet enten morgenkaffe eller eftermiddagskaffe med brød. Dette er indregnet i deltagergebyret. Klubben får 40 kr. pr. deltager for at stå for en omgang kaffe med tilbehør.
Ved få deltagere minimum 500.

Derudover kan klubben vælge at tilbyde frokost og/eller eftermiddagskaffe. Dette bestilles evt. særskilt ved tilmeldingen. Ved LDM må det ikke være et krav, at man skal købe frokost.

Betaling for frokost og/eller ekstra eftermiddagskaffe afregnes med klubben på stævnedagen. Dette skal  ikke indgå i regnskabet til DGI 

Klubben kan desuden sælge pølser, øl, vand m.m. på stedet. Det må ikke være en betingelse, at drikkevarer skal købes – dog skal et cafeterias krav om, at egen mad og drikkevarer ikke må medbringes, selvfølgelig respekteres.

Efter stævnet:

Stævnerapport. Stævneleder indsender stævnerapport med bilag til DGI Vestjylland (lenette.linde@dgi.dk), normalt indenfor 24 timer.  Blanket til stævnerapport findes på hjemmesiden.

Resultater og billeder: Resultater og billeder fra stævnet kan offentliggøres i facebook gruppen petanque i Nordjylland (Petanque i Nordjylland | Facebook)

Regnskab: Klubben  udfylder umiddelbart efter stævnet regnskab  med tilhørende bilag og sender dette til DGI Vestjylland (lenette.linde@dgi.dk).  Brug ved regnskabet det stævneregneark, som klubben får tilsendt inden stævnet. 

Kun originale bilag (faktura) godkendes. (der skal være kvitteringer for vinpræmier mv. – Dagsdato nota kan ikke anvendes).

Der behøves ikke bilag vedrørende de 40 kr. pr. deltager til kaffe. Det er tilstrækkeligt at angive dette i stævneregnearket.

Et evt. overskud overføres til DGI Vestjylland, som afregner kørselsgodtgørelsen.

Kørselsgodtgørelse. Stævneleder søger kørselsgodtgørelse via https://udbetaling.dgi.dk. Som godkender vælges DGI Vestjylland (Lenette)

Gravering af pokal: ved udlæg for gravering af pokal indsendes regning via DGI Udbetaling. Der skal vedhæftes kvittering.